Persondatapolitik

Sådan behandler vi persondata i H/F Nabkær 1

Dette dokument revideres årligt i marts måned og er senest opdateret d. 20. marts 2023. Kontaktperson i foreningen er: Formand Solveig Andersen.

FORENINGENS FORMÅL MED BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
For at du kan være medlem i haveforeningen, er du nødt til at give foreningen en række oplysninger om dig selv for, at foreningen kan varetage sine opgaver overfor dig og omverdenen. Foreningens formål med at indsamle oplysninger om dig, er derfor overordnet set, at vi skal kunne administrere haveforeningen.

LOVLIG BEHANDLING
Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling af personoplysninger i haveforeningen er primært:

  • Foreningens saglige og berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • Samtykke

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af saglige og legitime interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægter og lejeaftale/brugsretsaftale mv.  
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder overholdelse af regler og opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Vurdering og salg af kolonihavehuse
  • Administration af foreningsaktiviteter, f.eks. afholdelse af sociale arrangementer, fælles arbejdsdage og andre aktiviteter
  • Administration af din relation til os

I nogle tilfælde behandler vi personoplysninger, fordi vi har fået dit samtykke. Vi skal have dit samtykke, når det ikke direkte står i vores vedtægter, lejekontrakt med jordejer eller i en lov, at vi skal registrere og behandle netop dé personoplysninger, vi gerne vil.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Eksempler på situationer, der kræver dit samtykke:

  • Brug af portrætbilleder
  • Fødselsdato til brug for fødselsdagslisten
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til andre (kræver dog ikke samtykke, hvis videregivelsen har hjemmel i en databehandleraftale eller i lovgivningen.)

HVILKE PERSONOPLYSNINGER ANVENDER VI?
Vi indsamler primært følgende oplysninger om dig:

Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, havelodsadresse, indmeldelsesdato.

For at sikre dokumentation for aftaler og korrekt betjening af dig kan foreningen gemme telefonsamtaler, sms-beskeder, e-mails og anden kommunikation med dig.

Af sikkerhedsmæssige årsager kan foreningen foretage TV-overvågning mv. af f.eks. adgangsveje, fællesarealer mv.

Der kan forekomme brug af situationsbilleder fra fælles arbejdsdage eller andre fælles aktiviteter i foreningen.

HVOR KOMMER OPLYSNINGERNE OM DIG FRA?
Oplysninger kommer primært fra dig selv i forbindelse med din indmeldelse i foreningen. Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig hos myndigheder mv., som ikke allerede er offentligt tilgængelige. 

OPLYSNINGER FRA COOKIES

Cookies anvendes på vores Facebook-side. Cookies indsamler informationer om dig.

DELING AF DINE OPLYSNINGER (DELT DATA-ANSVAR)
Foreningen er som udgangspunkt data-ansvarlig for dine medlemsoplysninger, og som medlem af Kolonihaveforbundet deler vi data-ansvaret med Kolonihaveforbundet, som også benytter dine medlemsoplysninger til selvstændige formål. Når du bliver medlem, indtastes dine oplysninger i vores medlemssystem, som stilles til rådighed af Kolonihaveforbundet. Kolonihaveforbundet ”genbruger” dine oplysninger i Kolonihaveforbundets øvrige IT-platforme, f.eks. vurderingssystemet (i forbindelse med vurdering af byggeri på haveloddet).

Hvis du varetager et tillidshverv i foreningen, deles dine medlemsoplysninger også med Kolonihaveforbundets Vestjylland Kreds.

Der er indgået en aftale mellem foreningen og Kolonihaveforbundet om ansvaret for dine data i forskellige situationer. Hvis du vil læse mere om, hvad Kolonihaveforbundet bruger dine oplysninger til, kan du læse mere om Kolonihaveforbundets persondatapolitik på www.kolonihaveforbundet.dk

GIVER VI DINE OPLYSNINGER VIDERE?
Medlemsoplysninger som fremgår af vurderingsrapport og købsaftale bliver videregivet til køber i forbindelse med en overdragelse.

I forbindelse med IT-udvikling, hosting og support samt ekstern bogføring kan der overføres personoplysninger til databehandlere.

Dine oplysninger videregives ikke til andre, heller ikke udlejer eller myndigheder, medmindre myndigheden ifølge en lov har krav på at få udleveret oplysningerne fra haveforeningen. I så fald har haveforeningen pligt til at udlevere dem.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

Bestyrelsen og andre tillidsvalgte har i øvrigt tavshedspligt om dine personoplysninger.

SÆRLIGT OM BRUG AF SOCIALE MEDIER

Foreningen har en gruppe på Facebook, og når du bruger det, skal du være opmærksom på, at Facebooks funktionalitet betinger, at vi som administrator er nødt til at give Facebook lov til at placere cookies på din PC/andet medie. Dette gælder også, selv om du ikke selv har en facebook-konto.

Som administrator kan vi anmode Facebook om anonymiserede oplysninger om medlemmerne på gruppen.

HVORDAN OPBEVARER VI DINE PERSONOPLYSNINGER OG HVORNÅR SLETTER VI DEM?
Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til de formål, som var grunden til, at oplysningerne blev indsamlet.

Forskellige oplysninger har forskellige formål, og derfor har vi forskellige opbevaringsperioder. Vi har derfor udarbejdet spilleregler (fortegnelse) for, hvornår vi sletter forskellige typer af oplysninger.

SIKKERHED
Vi skal beskytte personoplysninger godt og tilstrækkeligt, og derfor har vi besluttet, at vi opbevarer personoplysninger på en forenings-PC, som opbevares i et aflåst rum.

Vi har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, og vi vurderer løbende, om de eksisterende løsninger i tilstrækkelig grad sikrer, at personoplysninger kun er tilgængelige for relevante personer.

Vi foretager løbende back-up af personoplysningerne.

Vi har en fastlagt procedure til at håndtere brud på sikkerheden, så vi kan agere hurtigt i tilfælde af hændeligt tab af data eller misbrug/tyveri af data.

Såfremt databehandlingen foretages af en databehandler (f.eks. en IT-leverandør), indgår vi en databehandleraftale, inden vi overlader jeres persondata til databehandleren.

DINE RETTIGHEDER
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger, vi behandler, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvem der modtager oplysningerne i de sjældne tilfælde, hvor oplysningerne videregives
  • Du har ret til at få rettet eller slettet dine personoplysninger med de begrænsninger der ligger i de legitime behandlingsgrundlag
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset (med de begrænsninger der ligger i de legitime behandlingsgrundlag)
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid

Du kan henvende dig til bestyrelsen, hvis du ønsker at benytte dig af disse rettigheder. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Haveforeningen har ikke pt. mulighed for at udøve dine rettigheder efter persondataforordningen overfor Facebook/Instagram, men vi forventer at Facebook/Instagram arbejder på en løsning vedr. dette.

KLAGE
Hvis du er utilfreds med foreningens behandling af dine personoplysninger, kan du altid klage til bestyrelsen eller tage emnet op på en generalforsamling. Du kan også klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 København eller dt@datatilsynet.dk